Levantamento de Cargos, Funções e Dores — Validação com Especialista

1

Perfil do respondente e do escritório Tier 1 — Essencial

O que revela: Quem é o escritório e em que contexto ele opera.

1. Nome do escritório e sua função ou cargo hoje.

2. Cidade e estado da sede. Em quantas comarcas ou tribunais diferentes o escritório atua?

3. Há quantos anos o escritório está em operação?

4. Qual o porte do escritório hoje: pequeno (1 a 5 advogados), médio (6 a 30) ou grande (31 ou mais)?

5. O escritório tem uma sede só, ou filiais em mais de uma cidade?

2

Organograma e equipe Tier 1 — Essencial

O que revela: Quem faz o quê hoje, e quem seria o dono de cada agente amanhã.

1. Quantos sócios o escritório tem hoje? Quantos advogados por nível (sênior, pleno, júnior ou associado)?

2. Quantos estagiários, paralegais e secretárias o escritório tem hoje?

3. O escritório tem gestor administrativo, financeiro dedicado ou compliance/DPO? Se não, quem acumula essas funções hoje?

4. Se o escritório adotasse agentes de IA, quem seria o responsável natural por cada frente: quem validaria jurisprudência, quem aprovaria a peça final, quem autorizaria uma mensagem automática ao cliente?

3

Dores, gargalos e prioridades Tier 1 — Essencial

O que revela: Onde dói de verdade, na visão de quem vive a rotina.

1. Qual é a maior perda de tempo no escritório hoje, na sua visão?

2. Se pudesse automatizar uma única tarefa amanhã, qual seria?

3. Existe alguma área do direito ou alguma tarefa específica que você nunca colocaria sob apoio de IA, mesmo com revisão humana total (por exemplo, penal ou família em litígio, ou uma tarefa pontual)? Qual, e por quê?

4. Das doze frentes de agente que mapeamos, qual tem o MAIOR potencial na sua experiência prática, e qual tem o MENOR? Por quê?

PrazosJurisprudênciaRedação de peçasIntake de clienteAnálise de contratosAndamento processualCálculo jurídicoComunicação com clienteFinanceiroCompliance/LGPDConhecimento jurídicoCorrespondentes

4

Volumes e números (diagnóstico quantitativo) Tier 1 — Essencial

O que revela: A escala real do problema, em número, não em impressão.

1. Quantos processos ativos o escritório tem hoje, aproximadamente?

2. Quantos contratos são revisados ou elaborados por mês, em média?

3. Quantos clientes novos entram por mês, em média?

5

Material para treinar os agentes Tier 1 — Essencial

O que revela: A matéria-prima que vira conhecimento de agente.

1. Poderia compartilhar dois ou três modelos de petição ou contrato padrão, anonimizados e sem dado de cliente, para servir de base ao agente de redação?

2. Existe algum manual interno, checklist ou guia de estilo de como o escritório redige peças e se comunica com o cliente?

3. Existe um banco ou glossário interno de teses e jurisprudências favoráveis já usadas com sucesso, que possa virar base de conhecimento, ou cada advogado pesquisa do zero a cada caso?

4. Toparia que a gente acompanhasse, com dado anonimizado, de um a três processos reais do início ao fim, como piloto antes de qualquer implementação maior?

6

Áreas do direito e volume de casos Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: Onde o escritório atua e quão concentrada é a carteira.

1. Quais áreas do direito o escritório atende hoje (cível, trabalhista, tributário, penal, família, empresarial/societário, previdenciário, outra)?

2. Qual a proporção aproximada de casos por área, em percentual da carteira total?

3. Existe alguma área de nicho ou de maior especialização que diferencia o escritório?

7

Fluxo do processo: da captação ao arquivamento Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: O caminho completo de um caso, do primeiro contato ao encerramento.

1. Como chega o primeiro contato de um novo cliente hoje? Qual o fluxo até a consulta inicial?

2. Depois da consulta inicial, quais os passos até o processo ser efetivamente aberto (contrato assinado, procuração, distribuição)?

3. Como o escritório decide se aceita ou recusa um caso? Existe um critério formal de viabilidade?

4. Quando um processo termina (sentença, acordo ou arquivamento), quais passos o escritório segue: comunicação final ao cliente, encerramento no sistema, cobrança de saldo, pesquisa de satisfação?

5. O resultado de cada caso (ganhou, perdeu, acordo, valor obtido) fica registrado de forma estruturada em algum lugar, ou fica só na memória da equipe?

8

Gestão de prazos Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: O processo mais crítico do escritório, onde um erro custa caro.

1. Como é o dia a dia de controle de prazos no escritório hoje: existe alguém dedicado só a essa função, ou ela é dividida entre vários membros da equipe?

2. Qual sistema de gestão jurídica você usa (Projuris, Advbox, Lexio, outro)? Ele já monitora prazos automaticamente?

3. Quantos prazos, em média, a equipe controla por semana?

4. Já houve alguma perda de prazo no escritório? Como foi tratada?

5. Qual foi o quase-erro mais próximo de virar perda de prazo, e o que evitou que virasse?

9

Pesquisa de jurisprudência Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: Quanto tempo se perde reinventando pesquisa já feita antes.

1. Quanto tempo um advogado júnior ou estagiário gasta em pesquisa de jurisprudência por semana, e quantas horas por semana isso soma na equipe toda?

2. Quais fontes usam hoje: JusBrasil, sites dos tribunais, plataformas pagas (Turivius e similares), doutrina impressa, outra?

3. Já usam alguma ferramenta paga de jurisprudência ou jurimetria? Qual, e qual a avaliação de quem usa?

4. Como validam se uma jurisprudência ainda está atualizada e não foi superada?

10

Peças, petições e documentos Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: Onde a redação e a revisão consomem mais tempo.

1. Quais peças processuais o escritório produz com maior frequência e que seguem estrutura mais padrão?

2. Usam templates de contratos? Quem os criou e com que frequência são atualizados?

3. Em que etapa da análise de contratos vocês percebem que mais tempo é gasto?

4. Depois que um júnior ou estagiário redige uma minuta, qual o processo de revisão até a assinatura do responsável técnico?

5. O protocolo de peças é feito manualmente por alguém, ou já existe integração automática com PJe, e-SAJ ou eproc?

11

Andamento processual e publicações Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: O volume de informação que entra todo dia e como ela é tratada.

1. Com que frequência você ou a equipe consultam o andamento processual manualmente nos tribunais? Qual é o maior tribunal da carteira?

2. Quantas publicações ou intimações, em média, chegam por dia para o escritório?

3. Quem lê e classifica as publicações do Diário Oficial hoje (um estagiário, o próprio advogado, ou já existe algum sistema que faz isso), e o prazo correspondente é cadastrado manualmente ou automatizado?

4. O cliente recebe atualização de andamento de forma proativa, ou só quando pergunta?

12

Atendimento e comunicação com cliente Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: Onde o cliente sente falta de resposta, e o que ele mais pergunta.

1. Com que frequência clientes entram em contato só para saber o andamento do processo?

2. Como é feita a comunicação de andamento hoje: e-mail, WhatsApp, ligação?

3. Qual a maior reclamação dos clientes em relação à comunicação do escritório?

4. Quais são as cinco perguntas que os clientes mais fazem, com as palavras que eles mesmos usam, sobre os processos deles?

5. Existe algum prazo de resposta interno, formal ou combinado, para mensagens de cliente?

13

Gestão documental e contratos Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: Como a informação de cada caso é organizada e protegida.

1. Como os documentos de cada processo são organizados hoje: pasta física, sistema digital, os dois?

2. Em due diligence ou em casos com muitos documentos, como é feita a triagem e a organização hoje?

3. Existe alguma exigência de anonimização ou tratamento especial antes de um documento circular fora do escritório?

14

Financeiro e cobrança Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: Como o escritório fatura, cobra e controla o caixa.

1. Qual o modelo de honorários predominante: fixo mensal, por ato, êxito, ou misto?

2. Qual o percentual de inadimplência atual e como é feita a cobrança?

3. As custas processuais são controladas separadamente por cliente? Como?

4. Existe algum sistema hoje que emite fatura e controla o financeiro, ou o controle é manual?

15

Compliance, sigilo e LGPD Tier 2 — Aprofundamento

O que revela: Os limites que qualquer agente de IA precisa respeitar por lei e por ética profissional.

1. O escritório já tem DPO ou política formal de LGPD implementada?

2. Como o escritório trata hoje o dever de sigilo profissional ao usar qualquer ferramenta externa (nuvem, IA, sistema de terceiro)?

3. Na sua leitura, quem deveria ser o responsável técnico por validar a saída de um agente de IA antes de ela virar peça, comunicação ou cálculo oficial?

16

Agenda, audiências e correspondentes Tier 3 — Opcional

O que revela: Como a rotina de compromissos e a rede de correspondentes funciona.

1. Como é organizada a agenda de audiências e reuniões hoje: sistema, planilha, papel?

2. O escritório usa advogados correspondentes em outras comarcas? Com que frequência, e qual o maior problema nessa relação?

3. Como é preparado o material de uma audiência (briefing, cópia de autos, estratégia) hoje?

17

Captação de clientes, CRM e marketing jurídico Tier 3 — Opcional

O que revela: Como o escritório atrai e acompanha novos casos, dentro das regras da OAB.

1. O escritório usa algum CRM ou planilha para acompanhar prospects antes de virarem clientes?

2. Hoje o escritório produz conteúdo (artigos, redes sociais, newsletter) dentro das regras do Provimento 205/2021 da OAB? Quem produz?

3. Qual o principal canal de indicação de novos clientes hoje: boca a boca, site, redes sociais, parcerias com outros escritórios?

18

Ferramentas e sistemas (tech stack) Tier 3 — Opcional

O que revela: Com que a IA vai precisar conversar tecnicamente.

1. Quais ferramentas de tecnologia o escritório já usa no dia a dia? Existe alguma restrição a subir dados para a nuvem?

2. Além do sistema de gestão jurídica, quais outras ferramentas fazem parte da rotina: assinatura digital, cálculo jurídico, armazenamento em nuvem, WhatsApp Business?

3. O sistema de gestão jurídica atual tem API ou alguma forma de integração aberta? Você tem esse dado, ou o TI/fornecedor sabe informar?

19

Uso atual de IA e postura de adoção Tier 3 — Opcional

O que revela: O ponto de partida real da equipe com ferramentas de IA.

1. Alguém no escritório já usa ChatGPT ou outra IA generativa no trabalho? Para quê?

2. Já houve algum caso de erro ou situação constrangedora com uso de IA no escritório, mesmo informal?

3. Quais os maiores medos de adotar IA no escritório: sigilo, erro, custo, adoção da equipe?

4. Quem, no escritório, puxaria a adoção de uma nova ferramenta: o sócio, ou alguém específico da equipe?

20

Produto e modelo de contratação Tier 3 — Opcional

O que revela: Como transformar isso num produto que o mercado compra.

1. Qual o porte de escritório em que você enxerga mais necessidade de um produto como esse?

2. O escritório pagaria por assinatura mensal, ou prefere implementação pontual?

3. Quem seria o decisor de compra: o sócio, o gestor ou o TI?

4. Que funcionalidade tornaria esse produto inegociável para você?

5. Você prefere começar com um piloto restrito (um agente, poucos processos), ou já pensar em uma implantação mais ampla desde o início?

Levantamento de Cargos, Funções e Dores em Escritórios de Advocacia

Antes de começar